Materiaalbeheer

De commissie Materiaalbeheer zorgt voor het beheer en onderhoud van het gezamenlijke materiaal van Scouting IJsselgroep. Het gaat om materialen die door meerdere speltakken worden gebruikt, zoals gereedschap, pionierhout, touwen, tenten en klusmateriaal.

Omdat deze materialen intensief worden gebruikt door de vereniging en soms ook door huurders, is regelmatig onderhoud en tijdige vervanging belangrijk.

Werkzaamheden

De commissie houdt zich onder andere bezig met:

het controleren van de staat van materialen;
het signaleren van onderhoud, schade en vervanging;
het opstellen van een plan voor reparaties;
het organiseren van drie onderhoudsmomenten per jaar;
het ordenen, labelen en goed opslaan van materialen;
het adviseren van de groepsraad over de aanschaf van nieuw materiaal;
het coördineren van het uitlenen van gezamenlijk materiaal.

De commissie voert niet alle reparaties zelf uit. Bij onderhoud en opruimwerkzaamheden wordt ook een beroep gedaan op kaderleden, ouders en andere vrijwilligers.

Wat valt onder gezamenlijk materiaal?

Onder gezamenlijk materiaal verstaan we spullen die door meerdere speltakken worden gebruikt en niet na één activiteit zijn verbruikt.

Denk bijvoorbeeld aan:

tenten;
pionierhout en touwen;
gereedschap;
klusmateriaal;
stellingkasten en opslagmiddelen;
materialen in het materiaalhok, de container en het houthok.

Speltakmateriaal en verbruiksmateriaal vallen hier niet onder. De speltakken zijn zelf verantwoordelijk voor hun eigen kasten, materialen en voorraden.

Een figuurzaagbeugel is bijvoorbeeld gezamenlijk materiaal. De zaagjes en het hout zijn verbruiksmateriaal en vallen onder de betreffende speltak.

Onderhoud en schade melden

Is iets stuk, versleten of incompleet? Meld dit dan bij de materiaalbeheerders. Zij beoordelen wat nodig is en nemen het mee in de planning.

Reparaties worden meestal tijdens vooraf geplande onderhoudsmomenten uitgevoerd. Bij spoed of een onveilige situatie wordt bekeken of eerder ingrijpen nodig is.

Het melden van schade kan via:

[email protected]

Vermeld bij voorkeur:

om welk materiaal het gaat;
waar het ligt;
wat er defect of incompleet is;
wanneer het materiaal weer nodig is;
eventueel een foto van de schade.

Aanschaf van nieuw materiaal

De materiaalbeheerders kunnen voorstellen voor nieuw of vervangend materiaal voorbereiden, maar besluiten niet zelfstandig over grotere aankopen.

Voorstellen worden voorgelegd aan de groepsraad. Daarbij wordt gekeken naar:

de noodzaak van de aanschaf;
het gebruik door meerdere speltakken;
de kosten;
mogelijke alternatieven;
de beschikbare financiële middelen.

Voor kleine vervangingen kan de commissie binnen vooraf afgesproken grenzen zelf een aankoop doen.

Materiaal lenen

Leden en derden kunnen in sommige gevallen gezamenlijk materiaal van de vereniging lenen. De activiteiten van Scouting IJsselgroep hebben daarbij altijd voorrang.

Een aanvraag wordt beoordeeld op basis van onder andere:

beschikbaarheid;
het soort materiaal;
het risico op schade;
de ervaring van de gebruiker;
het moment en de duur van de uitleen.

Bij kwetsbaar of kostbaar materiaal kan een borg, aanvullende afspraak of hulp bij het gebruik worden gevraagd. Bij schade kan de lenende partij worden gevraagd bij te dragen aan reparatie of vervanging.

Geleend materiaal moet worden geregistreerd en op de afgesproken datum compleet en schoon worden teruggebracht.